เรื่องลูกจ้างไม่ยอมเซ็นหนังสือเตือนเป็นเรื่องที่ได้ยินบ่อยมากค่ะ และสิ่งที่น่าสนใจคือ ทุกวันนี้ลูกจ้างจำนวนไม่น้อยรู้เรื่องนี้กันดีแล้วเสียด้วย เวลาถูกเรียกเข้าห้องประชุม HR วางหนังสือเตือนลงตรงหน้า ลูกจ้างอ่านจนจบแล้วเลื่อนกระดาษกลับมา “ไม่เซ็นค่ะ เพราะไม่ยอมรับว่าทำผิด” บางคนรู้ด้วยว่าการไม่เซ็นไม่ได้ทำให้ตัวเองมีความผิดเพิ่มขึ้นมา และกฎหมายก็ไม่ได้เขียนว่าลูกจ้างมีหน้าที่ต้องลงลายมือชื่อในหนังสือเตือนทุกฉบับ
แต่พอลูกจ้างไม่เซ็น คนที่เริ่มมึนกลับเป็นนายจ้างค่ะ
“ถ้าเขาไม่เซ็น หนังสือเตือนยังใช้ได้ไหม” “ต้องออกใหม่หรือเปล่า” “ให้หัวหน้าเซ็นแทนได้ไหม” หรือที่เคยได้ยินแล้วต้องรีบห้ามก่อนเลยคือ “ถ้าอย่างนั้นออกหนังสือเตือนอีกใบได้ไหม ฐานไม่ยอมเซ็นใบแรก”
ใจเย็นก่อนค่ะ เดี๋ยวจากหนังสือเตือนหนึ่งใบจะงอกออกมาเป็นสองใบโดยไม่จำเป็น
ปัญหานี้จริง ๆ ไม่ได้ซับซ้อนอย่างที่คิด เพียงแต่ต้องกลับมาดูว่า กฎหมายต้องการอะไรจากหนังสือเตือนกันแน่
พระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 มาตรา 119 (4) วางหลักไว้ว่า ในกรณีที่ลูกจ้างฝ่าฝืนข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงาน ระเบียบ หรือคำสั่งของนายจ้างอันชอบด้วยกฎหมายและเป็นธรรม หากไม่ใช่กรณีร้ายแรง นายจ้างต้องตักเตือนเป็นหนังสือก่อน โดยหนังสือเตือนมีผลบังคับได้ไม่เกินหนึ่งปีนับแต่วันที่ลูกจ้างกระทำผิด แต่ในบทบัญญัติดังกล่าวไม่ได้กำหนดว่า หนังสือเตือนจะมีผลได้ต่อเมื่อลูกจ้างลงลายมือชื่อรับทราบเท่านั้น
เรื่องนี้มีแนว คำพิพากษาศาลฎีกาที่ 6251/2534 รองรับ โดยหลักสำคัญของคดีคือ เมื่อนายจ้างได้ออกหนังสือเตือนและแจ้งให้ลูกจ้างทราบแล้ว การที่ลูกจ้างไม่ยอมลงลายมือชื่อรับทราบ ไม่ได้ทำให้หนังสือเตือนนั้นเสียผลไปเพียงเพราะไม่มีลายมือชื่อของลูกจ้าง
เพราะฉะนั้น เวลาลูกจ้างบอกว่า “ไม่เซ็นค่ะ” สิ่งที่ HR ควรคิดต่อไม่ใช่ว่า จะทำอย่างไรให้ลูกจ้างยอมเซ็น แต่ควรเปลี่ยนคำถามเสียใหม่ว่า ถ้าวันหนึ่งเกิดข้อพิพาทขึ้น บริษัทจะพิสูจน์อย่างไรว่าได้แจ้งหนังสือเตือนฉบับนี้ให้ลูกจ้างทราบแล้ว
ลายมือชื่อของลูกจ้างมีประโยชน์ตรงนี้ค่ะ เป็นหลักฐานอย่างหนึ่งที่ช่วยให้พิสูจน์ได้ง่ายว่าได้มีการแจ้งหนังสือเตือนแก่ลูกจ้างแล้ว แต่ไม่ใช่หลักฐานเพียงอย่างเดียวที่กฎหมายยอมรับ และไม่ใช่เงื่อนไขที่ทำให้หนังสือเตือนเกิดผลขึ้นมา หากลูกจ้างปฏิเสธไม่ลงชื่อ นายจ้างจึงไม่จำเป็นต้องพยายามบังคับหรือเจรจาเอาลายเซ็นมาให้ได้ สิ่งที่ควรทำคือเก็บหลักฐานของเหตุการณ์ไว้ให้ชัดว่าได้แจ้งหนังสือเตือนเมื่อใด ที่ไหน อย่างไร ลูกจ้างปฏิเสธการลงลายมือชื่ออย่างไร หากมีบุคคลอยู่ในเหตุการณ์ก็อาจให้บุคคลดังกล่าวลงชื่อรับรองข้อเท็จจริงไว้เป็นพยาน หรือใช้วิธีการส่งเอกสารที่สามารถพิสูจน์การส่งหรือการรับได้ตามความเหมาะสม
ดังนั้น ถ้าจะเตรียมตัวให้ถูกจุด อย่าเตรียมคำตอบไว้เพียงว่า “ลูกจ้างไม่ยอมเซ็นค่ะ” แต่ควรเตรียมให้ตอบได้ด้วยว่า “แม้ลูกจ้างไม่เซ็น แต่บริษัทมีหลักฐานอะไรที่แสดงว่าได้แจ้งหนังสือฉบับนั้นให้เขาทราบแล้ว”
ส่วนในมุมของลูกจ้าง การไม่เห็นด้วยกับข้อกล่าวหาของนายจ้างก็ไม่ได้หมายความว่า เพียงไม่ลงลายมือชื่อแล้วเรื่องจะจบ หากข้อเท็จจริงเกิดขึ้นจริง นายจ้างยังสามารถพิสูจน์การกระทำผิดได้ และหากพิสูจน์ได้ว่าหนังสือเตือนได้ถูกแจ้งให้ลูกจ้างทราบแล้ว การไม่มีลายมือชื่อก็ไม่ได้ทำให้หนังสือฉบับนั้นหายไปจากข้อเท็จจริงของคดี
แต่ถ้าคิดว่าเรื่องนี้จบเพียงเท่านี้ว่า “ลูกจ้างไม่เซ็นก็ไม่เป็นไร แค่หาพยานไว้ก็พอ” ก็ยังเร็วไปค่ะ เพราะในทางปฏิบัติ สิ่งที่เจอและน่ากังวลกว่าการไม่มีลายเซ็นเสียอีก คือบางครั้งนายจ้างมัวแต่กังวลว่าจะทำอย่างไรให้ลูกจ้างเซ็น จนลืมตรวจสอบว่า หนังสือเตือนที่กำลังพยายามให้เขาเซ็นนั้น เขียนถูกต้องพอที่จะนำไปใช้หรือยัง
ต่อให้พิสูจน์ได้ร้อยเปอร์เซ็นต์ว่าลูกจ้างได้รับหนังสือฉบับนั้นจริง ก็ไม่ได้หมายความว่ากระดาษทุกแผ่นที่พิมพ์คำว่า “หนังสือเตือน” ไว้ด้านบนจะกลายเป็นหนังสือเตือนที่สามารถนำไปใช้ตามมาตรา 119 (4) ได้โดยอัตโนมัติ ยังต้องพิจารณาว่าลูกจ้างกระทำอะไร ฝ่าฝืนข้อบังคับ ระเบียบ หรือคำสั่งข้อใด คำสั่งนั้นชอบด้วยกฎหมายและเป็นธรรมหรือไม่ หนังสือบรรยายพฤติการณ์ที่เป็นความผิดไว้ชัดเจนเพียงใด และมีสาระเป็นการตักเตือนให้ลูกจ้างไม่กระทำความผิดเช่นนั้นอีกหรือไม่
หนังสือเตือนที่พบในทางปฏิบัติบางฉบับเขียนเพียงว่า “มีพฤติกรรมไม่เหมาะสม” แต่ไม่บอกว่าพฤติกรรมอะไร บางฉบับเขียนว่า “ขาดความรับผิดชอบในการปฏิบัติงาน” แต่ไม่บอกว่าลูกจ้างละเลยหน้าที่อะไร หรือบางฉบับระบุว่า “ไม่ปฏิบัติตามคำสั่งผู้บังคับบัญชา” โดยไม่บอกว่าคำสั่งนั้นคืออะไร สั่งเมื่อใด และลูกจ้างฝ่าฝืนอย่างไร เอกสารประเภทนี้ต่อให้มีลายมือชื่อลูกจ้างอยู่ท้ายกระดาษเรียบร้อย วันที่ต้องหยิบกลับมาใช้จริง ปัญหาก็อาจไม่ใช่ว่า “ลูกจ้างเคยเซ็นหรือไม่” แต่กลายเป็นว่า ตกลงหนังสือฉบับนี้เคยเตือนลูกจ้างเรื่องอะไรกันแน่
ยิ่งถ้านายจ้างต้องการนำหนังสือเตือนเดิมไปประกอบการพิจารณาเลิกจ้างตามมาตรา 119 (4) ยิ่งไม่ใช่เรื่องของการเปิดแฟ้มแล้วนับว่ามีใบเตือนอยู่กี่ใบ ต้องกลับไปพิจารณาทั้งการกระทำผิดครั้งแรก เนื้อหาของหนังสือเตือน ระยะเวลาที่หนังสือเตือนมีผล ตลอดจนการกระทำผิดครั้งต่อมาว่าเป็นกรณีที่สามารถนำหนังสือเตือนเดิมมาใช้ประกอบเพื่อให้เกิดผลตามกฎหมายได้จริงหรือไม่
นี่จึงเป็นเหตุผลว่าทำไมเวลามีคนโทรมาถามว่า “ลูกจ้างไม่ยอมเซ็นหนังสือเตือน ทำอย่างไรดีคะ” คำตอบไม่ได้จบอยู่ที่ “หาพยานมาเซ็นไว้สองคนค่ะ” แล้ววางสาย เพราะก่อนจะไปกังวลกับลายเซ็นของลูกจ้าง ยังมีอีกคำถามหนึ่งที่สำคัญกว่า คือ หนังสือที่อยู่ในมือเขียนมาถูกหรือยัง
บางครั้ง HR ใช้เวลาพยายามเกลี้ยกล่อมลูกจ้างอยู่ตั้งนานเพื่อให้ได้ลายเซ็นมาอยู่ท้ายกระดาษ แต่พอทนายได้อ่านหนังสือเตือนฉบับนั้นกลับต้องเริ่มแก้กันตั้งแต่ย่อหน้าแรก ต่อให้วันนั้นลูกจ้างยอมเซ็นอย่างว่าง่าย ปัญหาทางกฎหมายที่อยู่ในเนื้อหาก็ไม่ได้หายไปไหน เพราะลายเซ็นช่วยพิสูจน์การแจ้งหนังสือได้ แต่ไม่ได้ช่วยแก้ข้อกล่าวหาที่เขียนคลุมเครือ ไม่ได้ทำให้คำสั่งที่ไม่ชอบกลายเป็นคำสั่งที่ชอบ และไม่ได้ทำให้หนังสือเตือนที่ใช้ไม่ได้กลายเป็นหนังสือเตือนที่ใช้ได้
ในทางกลับกัน หนังสือเตือนที่ทำอย่างถูกต้องก็ไม่ได้หมดสภาพลงเพียงเพราะลูกจ้างอ่านข้อความจนจบแล้ววางปากกาและบอกว่า “ไม่เซ็นค่ะ”
เรื่องนี้จึงมีภาพที่เห็นอยู่บ่อย ๆ และค่อนข้างน่าสนใจ ทุกวันนี้ลูกจ้างจำนวนไม่น้อยรู้กันแล้วว่า “หนังสือเตือนไม่เซ็นก็ได้” แต่คนที่ยืนถือหนังสืออยู่ฝั่งตรงข้ามกลับเป็นฝ่ายถามว่า “แล้วบริษัทต้องทำอย่างไรต่อ?”
คำตอบคือ ไม่ต้องเสียเวลาไปเอาชนะกันที่ลายเซ็นค่ะ ให้กลับมาตรวจสิ่งที่สำคัญกว่าเสียก่อนว่า หนังสือเตือนเขียนถูกหรือยัง บริษัทมีหลักฐานเพียงพอหรือไม่ว่าได้แจ้งหนังสือให้ลูกจ้างทราบแล้ว และหากวันหนึ่งจำเป็นต้องนำหนังสือฉบับนี้กลับมาใช้จริง ข้อเท็จจริงและเนื้อหาที่เขียนไว้วันนี้จะพาไปถึงผลทางกฎหมายที่นายจ้างต้องการหรือไม่
เพราะปัญหาของหนังสือเตือนหลายฉบับไม่ได้เริ่มขึ้นในวันที่ลูกจ้างบอกว่า “ไม่เซ็น”
มันเริ่มขึ้นก่อนหน้านั้นแล้ว ตั้งแต่วันที่นายจ้างเขียนหนังสือไม่ถูก เพียงแต่ตอนนั้นยังไม่มีใครรู้ตัวเท่านั้นเอง
ดังนั้น วันไหน HR ถือหนังสือเตือนอยู่ในมือ ลูกจ้างไม่ยอมเซ็น แล้วเริ่มมึนว่าจะไปต่ออย่างไร มาค่ะ…
นึกอะไรไม่ออก ให้นึกถึงหน้าฝ้ายไว้
อย่างน้อยก่อนจะหาวิธีทำให้ลูกจ้างเซ็น เรามาดูกันก่อนดีกว่าว่า หนังสือที่อยากให้เขาเซ็นนั้น ใช้ได้หรือยัง
ทนายฝ้าย – ยิ่งพร อินทร์ศรีชื่น
ทนายความและที่ปรึกษาด้านกฎหมายแรงงาน
คลินิกกฎหมายแรงงาน