ใกล้สิ้นปีทีไร มักมีคำถามเดิมเกิดขึ้นในหลายบริษัทว่า “พนักงานยังเหลือวันพักร้อนอยู่ แต่ไม่ยื่นขอใช้ บริษัทตัดทิ้งได้ไหม”
บางแห่งตอบทันทีว่า
“ได้สิ บริษัทให้สิทธิแล้ว พนักงานไม่ใช้เอง”
แล้วพอสิ้นปี ลูกจ้างมาเรียกเงินแทนวันพักร้อนที่ไม่ได้หยุด ฝ่ายบุคคลก็งงว่า ทำไมบริษัทต้องจ่าย ในเมื่อพนักงานไม่เคยยื่นใบลาเลย
จริง ๆ เรื่องนี้ไม่ควรงงค่ะ เพราะต้องเริ่มจากทำความเข้าใจก่อนว่า วันพักร้อนไม่ใช่เพียงวันลาที่นายจ้างโยนสิทธิไว้ในระบบ แล้วรอให้ลูกจ้างเป็นฝ่ายกดขอใช้เองเท่านั้น
มาตรา 30 แห่งพระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 กำหนดว่า ลูกจ้างซึ่งทำงานติดต่อกันครบหนึ่งปี มีสิทธิหยุดพักผ่อนประจำปีไม่น้อยกว่าหกวันทำงาน โดยให้นายจ้างเป็นผู้กำหนดวันหยุดดังกล่าวให้แก่ลูกจ้างล่วงหน้า หรือกำหนดตามที่นายจ้างและลูกจ้างตกลงกัน
คำสำคัญจึงไม่ได้มีเพียงคำว่า “ลูกจ้างมีสิทธิ” แต่กฎหมายกำหนดหน้าที่ของนายจ้างไว้ด้วยว่า ต้องจัดให้ลูกจ้างได้หยุด
แน่นอนว่า ในทางปฏิบัติ บริษัทส่วนใหญ่มักเปิดโอกาสให้ลูกจ้างเลือกวันแล้วส่งคำขอผ่านหัวหน้างานหรือระบบ HR เพราะสะดวกต่อการบริหารจัดการ และทำให้ลูกจ้างเลือกหยุดในวันที่เหมาะกับตนเองได้
แต่วิธีการดังกล่าวไม่ได้ทำให้หน้าที่ตามกฎหมายของนายจ้างหายไป!!
ถ้าลูกจ้างไม่ยื่นขอใช้วันพักร้อนเลย HR จะนั่งมองยอดวันคงเหลือจนถึงวันที่ 31 ธันวาคม แล้วบอกว่า
“ไม่ใช้เอง ถือว่าสละสิทธิ”
ง่าย ๆ แบบนั้นไม่ได้ค่ะ
เพราะกฎหมายไม่ได้กำหนดเพียงว่า นายจ้างต้อง “ให้จำนวนวันพักร้อนอยู่ในระบบ” แต่กำหนดให้นายจ้าง จัดให้ลูกจ้างได้หยุดจริง เมื่อเห็นว่าลูกจ้างยังเหลือวันพักร้อน บริษัทจึงสามารถแจ้งเตือน กำหนดช่วงเวลาให้ใช้ หรือจัดตารางวันหยุดให้ลูกจ้างล่วงหน้าได้ โดยคำนึงถึงทั้งสิทธิของลูกจ้างและความต่อเนื่องของงาน
ตรงนี้บางบริษัทกลับเข้าใจว่า
“พักร้อนเป็นสิทธิของลูกจ้าง บริษัทจะไปบังคับให้หยุดได้อย่างไร”
กำหนดให้หยุดได้ค่ะ เพราะมาตรา 30 ให้อำนาจนายจ้างเป็นผู้กำหนดวันหยุดพักผ่อนประจำปีไว้โดยตรง เพียงแต่ต้องกำหนดล่วงหน้าอย่างเหมาะสม ไม่ใช่แจ้งตอนเลิกงานว่า “พรุ่งนี้ให้ใช้พักร้อน” เพียงเพื่อรีบตัดยอด และต้องไม่ใช้สิทธิโดยไม่สุจริตหรือกลั่นแกล้งลูกจ้าง
เช่น บริษัทอาจกำหนดระเบียบว่า เมื่อถึงเดือนตุลาคม หากพนักงานยังมีวันพักร้อนคงเหลือเกินจำนวนที่กำหนด HR จะแจ้งให้พนักงานวางแผนใช้สิทธิภายในสิ้นปี หากพนักงานยังไม่เสนอวันหยุด บริษัทมีสิทธิจัดวันหยุดให้โดยแจ้งล่วงหน้าและประสานกับหัวหน้างาน
แบบนี้เป็นการบริหารสิทธิ ไม่ใช่การละเมิดสิทธิแต่สิ่งที่หลายบริษัททำคือ ไม่มีการติดตาม ไม่มีการแจ้งเตือน และไม่เคยกำหนดให้ลูกจ้างหยุด พอสิ้นปีกลับตัดวันพักร้อนทั้งหมดโดยอ้างระเบียบว่า “ใช้ไม่หมดถือว่าสละสิทธิ”
ถ้าข้อเท็จจริงปรากฏว่า นายจ้างไม่ได้จัดให้หยุดเลย เรื่องก็ไม่ได้จบเพียงเพราะระเบียบเขียนว่าตัดสิทธิได้
มาตรา 64 กำหนดว่า หากนายจ้างไม่ได้จัดให้ลูกจ้างหยุด หรือจัดให้หยุดน้อยกว่าที่กฎหมายกำหนดตามมาตรา 30 นายจ้างต้องจ่ายค่าทำงานในวันหยุดให้แก่ลูกจ้าง เสมือนหนึ่งให้นายจ้างให้ลูกจ้างทำงานในวันหยุดนั้น
แนวคำพิพากษาศาลฎีกาที่ 8661/2547 ก็วินิจฉัยในทำนองว่า เมื่อลูกจ้างมีสิทธิวันหยุดพักผ่อนประจำปี แต่ไม่ปรากฏว่านายจ้างได้จัดให้ลูกจ้างหยุดในแต่ละปี นายจ้างย่อมมีหน้าที่จ่ายค่าทำงานในวันหยุดพักผ่อนประจำปีดังกล่าว
จึงต้องแยกให้ออกระหว่างสองกรณี
กรณีแรก นายจ้างกำหนดวันหยุดให้แล้วอย่างชัดเจน แต่ลูกจ้างไม่หยุดหรือปฏิเสธเอง กรณีนี้ต้องพิจารณาข้อเท็จจริงและหลักฐานว่า นายจ้างได้ปฏิบัติหน้าที่จัดวันหยุดให้จริงหรือไม่
กับกรณีที่สอง นายจ้างเพียงแสดงยอดวันพักร้อนไว้ในระบบ แล้วปล่อยให้ลูกจ้างจัดการทั้งหมด โดยไม่เคยกำหนด ไม่เคยติดตาม และไม่เคยจัดให้หยุด กรณีนี้จะผลักภาระทั้งหมดให้ลูกจ้าง แล้วบอกว่า “ไม่ใช้เอง” ไม่ได้
ส่วนการสะสมวันพักร้อนไปปีต่อไปเป็นอีกเรื่องหนึ่ง มาตรา 30 เปิดให้นายจ้างและลูกจ้างตกลงล่วงหน้าให้นำวันหยุดที่ยังไม่ได้ใช้ไปสะสมรวมกับปีต่อ ๆ ไปได้ ดังนั้น บริษัทอาจกำหนดว่าจะสะสมได้กี่วัน ใช้ภายในระยะเวลาใด หรือไม่ให้สะสมเลยก็ได้ ตราบเท่าที่การบริหารนั้นไม่ทำให้ลูกจ้างเสียสิทธิขั้นต่ำเพราะนายจ้างไม่เคยจัดให้หยุด
นี่จึงเป็นเหตุผลว่า ทำไมการเขียนระเบียบเพียงประโยคเดียวว่า
“วันพักร้อนที่ใช้ไม่หมดภายในสิ้นปีให้ตัดทิ้ง และไม่สามารถเปลี่ยนเป็นเงินได้”
ยังไม่เพียงพอที่จะป้องกันปัญหา แต่ HR ต้องมีระบบบริหารวันพักร้อนควบคู่กันด้วย เช่น ตรวจสอบยอดคงเหลือ แจ้งเตือนให้วางแผน กำหนดระยะเวลายื่นคำขอ และสงวนสิทธิให้บริษัทจัดวันหยุดให้ หากลูกจ้างไม่เสนอวันใช้สิทธิภายในเวลาที่กำหนด
เพราะหน้าที่ของ HR ไม่ใช่เพียงเปิดสิทธิไว้แล้วรอดูว่าใครจะใช้หรือไม่ใช้ แต่ต้องทำให้บริษัทพิสูจน์ได้ว่า ได้จัดโอกาสและจัดวันหยุดให้ลูกจ้างตามกฎหมายแล้วจริง ๆ
ประเด็นจริงของเรื่องนี้จึงไม่ใช่ว่า
“ลูกจ้างไม่ยื่นพักร้อน บริษัทต้องจ่ายเงินทุกกรณีหรือไม่”
แต่ต้องถามว่า ตลอดปีที่ผ่านมา นายจ้างได้กำหนดหรือจัดให้ลูกจ้างหยุดแล้วหรือยัง
ถ้ายังไม่เคยทำอะไรเลย นอกจากใส่ยอดวันไว้ในระบบ พอสิ้นปีจะบอกว่าลูกจ้างไม่ใช้เองก็คงไม่ได้ค่ะ
พักร้อนเป็นสิทธิของลูกจ้างก็จริง แต่การจัดให้ลูกจ้างได้ใช้สิทธินั้น เป็นหน้าที่ในการบริหารของนายจ้างด้วย เรื่องนี้ HR ไม่ควรงง และยิ่งไม่ควรรอให้งงตอนมีคำสั่งให้จ่ายเงินย้อนหลังค่ะ
โดยทนายฝ้าย
คลินิกกฎหมายแรงงาน
ปรึกษามีค่าใช้จ่าย