ในยุคที่การแข่งขันทางธุรกิจสูงขึ้นทุกวัน “ข้อมูล” จึงไม่ใช่เพียงเอกสารที่เก็บอยู่ในคอมพิวเตอร์ของบริษัท แต่ข้อมูลบางอย่างอาจเป็นทั้งระบบการทำงาน แผนการบริหาร รายชื่อลูกค้า ขั้นตอนดำเนินงาน หรือองค์ความรู้ที่นายจ้างใช้เวลาและต้นทุนสร้างขึ้นมา
หลายบริษัทจึงเขียนไว้ในข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานอย่างชัดเจนว่า ห้ามลูกจ้างนำข้อมูลของบริษัทออกไปใช้เป็นการส่วนตัว ไม่ว่าจะเป็นการส่งเข้าอีเมลส่วนตัว คัดลอกลงแฟลชไดรฟ์ หรือบันทึกไว้ในอุปกรณ์ที่นายจ้างไม่สามารถควบคุมและตรวจสอบได้ และบางแห่งก็กำหนดให้การกระทำเช่นนี้เป็นความผิดร้ายแรง
แต่เมื่อเกิดเหตุขึ้นจริง ฝั่งนายจ้างเองก็มักไม่แน่ใจว่า เพียงแค่ลูกจ้างส่งข้อมูลเข้าอีเมลส่วนตัว จะร้ายแรงถึงขั้นเลิกจ้างโดยไม่จ่ายค่าชดเชยได้หรือไม่
ส่วนลูกจ้างก็มักอธิบายว่า
“ไม่ได้เอาไปให้ใคร แค่ส่งไว้เพื่อกลับไปทำงานที่บ้าน”
หรือ
“งานยังไม่เสร็จ จึงส่งเข้าอีเมลส่วนตัวไว้ทำต่อนอกเวลางาน แล้วจะผิดตรงไหน”
คำตอบของเรื่องนี้จึงไม่ได้อยู่ที่คำว่า “ส่งอีเมล” เพียงอย่างเดียว แต่ต้องย้อนกลับไปดูว่า ข้อมูลที่นำออกไปคือข้อมูลอะไร นายจ้างมีมาตรการรักษาความลับหรือไม่ มีข้อบังคับหรือคำสั่งห้ามไว้อย่างชัดเจนเพียงใด ลูกจ้างได้รับอนุญาตหรือไม่ และเมื่อข้อมูลออกไปอยู่ในระบบส่วนตัวแล้ว นายจ้างยังสามารถควบคุมหรือติดตามการใช้งานข้อมูลนั้นได้หรือไม่
เพราะทันทีที่ข้อมูลของนายจ้างถูกส่งไปอยู่ในอีเมลส่วนตัว ข้อมูลนั้นอาจถูกส่งต่อ ดาวน์โหลด คัดลอก หรือนำไปใช้ที่ใดก็ได้ โดยนายจ้างไม่อาจรู้ได้อย่างแท้จริงว่า ข้อมูลถูกนำไปทำอะไรต่อ แม้ลูกจ้างจะยืนยันว่าไม่มีเจตนานำไปเปิดเผยก็ตาม
ประเด็นลักษณะนี้เคยปรากฏในคำพิพากษาศาลฎีกาที่ 7189/2562
คดีดังกล่าว ลูกจ้างนำข้อมูลเกี่ยวกับกิจการและการบริหารจัดการองค์กรของนายจ้าง ซึ่งจัดทำขึ้นเพื่อขอรับรองมาตรฐานการฝึกอบรมและการประเมินของนายจ้าง ส่งเข้าไปยังจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ส่วนตัวของตนเอง
เมื่อข้อมูลดังกล่าวถูกส่งออกจากระบบของนายจ้างไปอยู่ในอีเมลส่วนตัว ย่อมทำให้ง่ายต่อการส่งต่อหรือนำข้อมูลออกไปใช้ และที่สำคัญ นายจ้างไม่สามารถติดตามได้ว่าข้อมูลนั้นจะถูกนำไปใช้อย่างไรหรือส่งต่อไปยังบุคคลใด
ศาลฎีกาจึงวินิจฉัยว่า การกระทำของลูกจ้างเป็นการปฏิบัติหน้าที่ด้วยความไม่สุจริต และเป็นการนำความลับของนายจ้างไปเปิดเผยโดยไม่ได้รับอนุญาต ถือเป็นการจงใจทำให้นายจ้างได้รับความเสียหาย และเป็นความผิดวินัยตามข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานกรณีร้ายแรง
ผลคือ นายจ้างมีสิทธิเลิกจ้างได้โดยไม่ต้องจ่ายค่าชดเชย ไม่ต้องจ่ายสินจ้างแทนการบอกกล่าวล่วงหน้า และไม่ถือเป็นการเลิกจ้างที่ไม่เป็นธรรม
คดีนี้จึงสะท้อนให้เห็นว่า การที่ลูกจ้างอ้างว่าเพียงต้องการนำงานกลับไปทำต่อที่บ้าน ไม่ได้หมายความว่าการกระทำนั้นจะชอบด้วยระเบียบเสมอไป โดยเฉพาะเมื่อข้อมูลนั้นเป็นข้อมูลสำคัญของนายจ้าง และลูกจ้างเลือกนำข้อมูลออกจากระบบโดยไม่ได้รับอนุญาต
อย่างไรก็ตาม นายจ้างก็ไม่ควรสรุปว่า การส่งข้อมูลเข้าอีเมลส่วนตัวทุกกรณีเป็นความผิดร้ายแรงโดยอัตโนมัติ เพราะยังต้องพิจารณาจากชนิดของข้อมูล ระดับความลับ ข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงาน คำสั่งหรือนโยบายของบริษัท อำนาจหน้าที่ของลูกจ้าง เหตุผลในการนำข้อมูลออกไป ตลอดจนความเสียหายหรือความเสี่ยงที่เกิดขึ้นในแต่ละกรณี
หากบริษัทเห็นว่าข้อมูลบางประเภทมีความสำคัญถึงขั้นห้ามนำออกนอกระบบ ก็ควรกำหนดให้ชัดเจนตั้งแต่ต้นว่า ข้อมูลใดถือเป็นความลับ ห้ามส่งไปยังอีเมลส่วนตัวหรืออุปกรณ์ส่วนตัว เว้นแต่ได้รับอนุญาตจากผู้มีอำนาจ และควรกำหนดช่องทางสำหรับการทำงานนอกสถานที่ไว้โดยเฉพาะ
เพราะการรักษาความลับไม่ควรเริ่มต้นในวันที่ข้อมูลรั่วไหล แต่ควรเริ่มตั้งแต่วันที่นายจ้างกำหนดระบบให้ทุกคนรู้ว่า ข้อมูลใดนำออกได้ ข้อมูลใดนำออกไม่ได้ และการฝ่าฝืนจะมีผลอย่างไร
ส่วนลูกจ้างเอง ก่อนจะส่งไฟล์งานเข้าอีเมลส่วนตัว แม้จะมีเจตนาเพียงต้องการทำงานต่อ ก็ควรหยุดคิดสักนิดว่า ข้อมูลนั้นเป็นของใคร บริษัทอนุญาตหรือไม่ และเมื่อส่งออกไปแล้ว นายจ้างยังสามารถควบคุมข้อมูลดังกล่าวได้หรือไม่
เพราะบางครั้ง การกดส่งอีเมลเพียงครั้งเดียว อาจไม่ได้จบลงแค่การถูกเรียกสอบสวน แต่อาจนำไปสู่การเลิกจ้างโดยไม่ได้รับค่าชดเชยเลยก็ได้
โดยทนายฝ้าย
คลินิกกฎหมายแรงงาน
ปรึกษามีค่าใช้จ่าย