หลายบริษัทกำหนดให้พนักงานต้องแต่งกายด้วยชุดยูนิฟอร์ม เพื่อสร้างภาพลักษณ์ขององค์กร ทำให้ลูกค้าสามารถแยกแยะพนักงานของบริษัทได้ง่าย รวมถึงเพื่อความปลอดภัยและความเหมาะสมในการปฏิบัติงาน เมื่อบริษัทกำหนดเรื่องการแต่งกายไว้ในข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานหรือระเบียบของบริษัท ลูกจ้างก็มีหน้าที่ต้องปฏิบัติตามระเบียบดังกล่าว ตราบเท่าที่เป็นคำสั่งที่ชอบด้วยกฎหมายและเป็นธรรม
โดยทั่วไป บริษัทมักเป็นผู้รับผิดชอบค่าใช้จ่ายในการจัดทำชุดยูนิฟอร์มให้แก่พนักงานในลักษณะสวัสดิการ เพราะเป็นเครื่องแต่งกายที่บริษัทกำหนดให้ใช้เพื่อประโยชน์ในการทำงานและภาพลักษณ์ของกิจการ หากบริษัทมีระเบียบเกี่ยวกับสวัสดิการที่ใช้บังคับแก่พนักงานเป็นการทั่วไป รายจ่ายดังกล่าวก็อาจนำมาถือเป็นรายจ่ายในการคำนวณกำไรสุทธิทางภาษีได้ตามหลักเกณฑ์ของกรมสรรพากร นอกจากนี้ กฎหมายภาษียังรับรองการให้เครื่องแบบแก่ลูกจ้างภายในจำนวนและเงื่อนไขที่กำหนดไว้ด้วย
แต่ในทางปฏิบัติ บางบริษัทไม่ได้ให้ชุดยูนิฟอร์มฟรี กลับกำหนดให้พนักงานเป็นผู้รับผิดชอบค่าใช้จ่ายทั้งหมดหรือบางส่วน โดยหักเงินดังกล่าวออกจากค่าจ้างทันที คำถามคือ บริษัทสามารถทำเช่นนั้นได้หรือไม่
คำตอบคือ ไม่สามารถหักได้ตามอำเภอใจ
มาตรา 76 แห่งพระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 กำหนดหลักไว้ว่า นายจ้างห้ามหักค่าจ้าง ค่าล่วงเวลา ค่าทำงานในวันหยุด และค่าล่วงเวลาในวันหยุด เว้นแต่จะเป็นการหักในกรณีที่กฎหมายกำหนดไว้ เช่น ภาษีเงินได้ ค่าบำรุงสหภาพแรงงาน หนี้สหกรณ์หรือหนี้เกี่ยวกับสวัสดิการที่เป็นประโยชน์แก่ลูกจ้างฝ่ายเดียว เงินประกันตามกฎหมาย หรือการชำระค่าเสียหายที่ลูกจ้างได้กระทำโดยจงใจหรือประมาทเลินเล่ออย่างร้ายแรงภายใต้เงื่อนไขที่กฎหมายกำหนด
ดังนั้น การเขียนไว้ในข้อบังคับเพียงว่า “บริษัทมีสิทธิหักค่าชุดยูนิฟอร์มจากค่าจ้าง” หรือให้ลูกจ้างลงลายมือชื่อยินยอมโดยทั่วไป อาจยังไม่เพียงพอ เพราะต้องพิจารณาด้วยว่าการหักดังกล่าวเข้ากรณีที่มาตรา 76 อนุญาตหรือไม่ โดยเฉพาะชุดยูนิฟอร์มที่บริษัทเป็นผู้กำหนดให้ต้องสวมใส่เพื่อประโยชน์ของกิจการ ย่อมอาจโต้แย้งได้ว่าไม่ได้เป็นสวัสดิการที่เป็นประโยชน์แก่ลูกจ้างฝ่ายเดียว
อย่างไรก็ตาม บริษัทอาจกำหนดให้ลูกจ้างซื้อชุดยูนิฟอร์มได้ หากมีการตกลงกันอย่างชัดเจนในลักษณะสัญญาซื้อขาย โดยแจ้งราคา จำนวนชุด และเงื่อนไขให้ลูกจ้างทราบก่อน แต่ต้องแยกให้ออกระหว่าง “การขายชุดให้แก่ลูกจ้าง” กับ “การหักราคาชุดออกจากค่าจ้าง” เพราะแม้บริษัทจะมีสิทธิเรียกให้ลูกจ้างชำระราคาตามสัญญาซื้อขาย ก็ไม่ได้หมายความว่าบริษัทจะมีสิทธินำหนี้นั้นมาหักออกจากค่าจ้างได้โดยอัตโนมัติ หากไม่เข้าหลักเกณฑ์ตามมาตรา 76
ส่วนคำถามว่า เมื่อพนักงานลาออกหรือถูกเลิกจ้างแล้วต้องคืนชุดยูนิฟอร์มหรือไม่ ต้องพิจารณาว่าบริษัทมอบชุดดังกล่าวให้แก่พนักงานในลักษณะใด
หากบริษัทเป็นผู้จัดหาและออกค่าใช้จ่ายทั้งหมด โดยกำหนดไว้อย่างชัดเจนว่าชุดยังคงเป็นทรัพย์สินของบริษัทและให้พนักงานยืมใช้เฉพาะในระหว่างการทำงาน บริษัทก็สามารถกำหนดให้พนักงานคืนชุดเมื่อพ้นสภาพได้ โดยควรระบุรายละเอียดไว้ตั้งแต่ต้นว่า ชุดใดต้องคืน คืนภายในกี่วัน และหากชำรุดหรือสูญหายจะรับผิดกันอย่างไร
แต่หากบริษัทขายชุดให้แก่พนักงานและพนักงานได้ชำระราคาครบถ้วนแล้ว ไม่ว่าจะชำระโดยตรงหรือถูกเก็บเงินไปแล้วในลักษณะราคาซื้อขาย โดยหลักชุดดังกล่าวย่อมเป็นทรัพย์สินของพนักงาน บริษัทจึงไม่ควรเรียกคืนเสมือนเป็นทรัพย์สินของบริษัท โดยเฉพาะกรณีที่บริษัทเรียกเก็บเงินเต็มราคาแต่เมื่อพ้นสภาพกลับให้คืนชุดโดยไม่คืนเงินให้แก่พนักงาน เพราะอาจเกิดข้อโต้แย้งได้ว่าบริษัทได้รับทั้งราคาชุดและตัวทรัพย์กลับคืนไป
แม้บริษัทจะมีความกังวลว่าอดีตพนักงานอาจนำชุดที่มีชื่อหรือเครื่องหมายของบริษัทไปใช้แอบอ้างจนเกิดความเสียหาย วิธีที่เหมาะสมกว่าคือ กำหนดตั้งแต่ต้นว่าชุดดังกล่าวเป็นทรัพย์สินที่ให้ยืมใช้ หรือกำหนดให้ชำระเป็นเงินประกันที่ต้องคืนเมื่อพนักงานนำชุดกลับมาคืน โดยต้องพิจารณาหลักเกณฑ์เกี่ยวกับการเรียกหรือรับเงินประกันการทำงานและการหักค่าจ้างตามกฎหมายประกอบด้วย ไม่ควรเรียกเก็บเป็น “ราคาขาย” แล้วกำหนดให้ลูกจ้างต้องคืนชุดโดยไม่มีระบบคืนเงินที่ชัดเจน
บริษัทอาจกำหนดเพิ่มเติมได้ว่า เมื่อพ้นสภาพ พนักงานต้องหยุดใช้ชุด เครื่องหมาย บัตรประจำตัว หรือสิ่งอื่นใดที่อาจทำให้บุคคลภายนอกเข้าใจว่ายังคงเป็นพนักงานของบริษัท รวมถึงอาจกำหนดให้ตัดหรือถอดตราสัญลักษณ์ของบริษัทออกจากชุด หากบริษัทไม่ได้ประสงค์จะรับชุดคืนทั้งชุด
สุดท้ายแล้ว บริษัทต้องเลือกให้ชัดตั้งแต่วันแรกว่า ยูนิฟอร์มเป็น สวัสดิการที่มอบให้ เป็นสินค้าที่ขาย หรือเป็นทรัพย์สินที่ให้พนักงานยืมใช้ เพราะแต่ละรูปแบบทำให้สิทธิและหน้าที่ของทั้งสองฝ่ายแตกต่างกัน การเขียนเพียงว่าบริษัทจะหักเงินค่าชุด และเมื่อลูกจ้างออกจากงานต้องนำชุดมาคืน อาจดูสะดวกในทางบริหาร แต่หากไม่สอดคล้องกับลักษณะของนิติสัมพันธ์ที่เกิดขึ้นจริง ก็อาจกลายเป็นข้อพิพาทเรื่องการหักค่าจ้างและกรรมสิทธิ์ในชุดยูนิฟอร์มได้ในภายหลัง
โดยทนายฝ้าย
คลินิกกฎหมายแรงงาน
ปรึกษามีค่าใช้จ่าย