ทำยังไงไม่ให้งาน “จุก” อยู่ที่หัวหน้า
เพราะคอขวดของทีม บางครั้งไม่ใช่คนทำงานไม่พอ แต่เป็นงานที่ผ่านคนคนเดียวมากเกินไป
มีปัญหาหนึ่งที่เห็นในองค์กรบ่อยมากค่ะ ทีมงานมีคน งานก็แบ่งกันแล้ว แต่สุดท้ายทุกอย่างกลับมารออยู่ที่หัวหน้าคนเดียว
เอกสารต้องรอหัวหน้าดู ลูกค้าต้องรอหัวหน้าตอบ เรื่องเล็กก็ต้องถาม เรื่องใหญ่ยิ่งไม่กล้าตัดสินใจ พอหัวหน้าเข้า meeting ครึ่งวัน งานทั้งทีมเหมือนหยุดไปด้วย
ถามว่าลูกน้องทำงานไม่ได้หรือเปล่า บางครั้งก็ไม่ใช่ค่ะ
ปัญหาอาจเริ่มจากหัวหน้าเองที่ “ยังไม่ยอมปล่อยงาน”
บางคนเก่งมากจนเคยชินกับการทำเอง เพราะรู้สึกว่าอธิบายให้ลูกน้องฟังใช้เวลานานกว่าลงมือทำเสียอีก บางคนไม่ไว้ใจ ถ้าไม่ตรวจเองทุกบรรทัดก็ไม่สบายใจ ส่วนบางคนอยากมอบหมายเหมือนกัน แต่ทุกวันประชุมจนแน่น งานตัวเองก็ล้น จึงไม่มีเวลานั่งสอนใครอย่างจริงจัง
ผลสุดท้ายเหมือนกันหมด คือ ลูกน้องไม่เคยโตพอที่จะรับงานแทน และหัวหน้าก็ยิ่งมีงานมากจนไม่มีเวลาสอน
กลายเป็นวงจรประหลาด — ไม่มีเวลาสอน เพราะงานเยอะ และงานก็เยอะ เพราะไม่เคยมีเวลาสอน
ถ้าจะเอางานออกจากคอขวด วิธีแก้จึงไม่ใช่เพียงบอกหัวหน้าว่า “Delegate ให้มากขึ้น” เพราะคนที่กำลังจมน้ำอยู่กับงานไม่ได้ต้องการศัพท์บริหารเพิ่มอีกหนึ่งคำ เขาต้องรู้ว่าจะปล่อยอะไร และปล่อยอย่างไรโดยที่งานไม่พัง
วิธีที่ใช้ได้จริงคือเริ่มแยกงานออกเป็นสามกลุ่ม งานที่หัวหน้าต้องตัดสินใจเองจริง ๆ งานที่ลูกน้องทำได้แต่หัวหน้าตรวจเฉพาะจุดสำคัญ และงานที่ควรส่งมอบให้ลูกน้องรับผิดชอบตั้งแต่ต้นจนจบเสียที อย่ามอบหมายเฉพาะ “งาน” แต่ต้องมอบ ขอบเขตการตัดสินใจ ไปพร้อมกันด้วย เช่น เรื่องระดับไหนตัดสินใจเองได้ เรื่องไหนเพียงแจ้งให้ทราบ และเรื่องไหนต้องกลับมาขออนุมัติ
อีกเรื่องที่องค์กรชอบประหยัดผิดที่คือ เวลาเทรนคน
การใช้เวลาสองชั่วโมงสอนงานอาจดูเหมือนเสียเวลาในวันที่งานเต็มโต๊ะ แต่ถ้าไม่ยอมเสียสองชั่วโมงนั้น วันนี้หัวหน้าจะใช้เวลาอีกสองปีตอบคำถามเดิม ตรวจงานเดิม และแก้เรื่องเดิมแทนลูกน้องอยู่เรื่อย ๆ
และถ้ามอบหมายแล้ว สิ่งที่ยากที่สุดสำหรับหัวหน้าบางคนคือยอมรับว่า งานที่ดีไม่จำเป็นต้องเหมือนงานที่ตัวเองทำ
ถ้าลูกน้องทำถูก ได้ผลตามที่ต้องการ และความเสี่ยงอยู่ในระดับที่รับได้ แต่หัวหน้ายังดึงกลับมาทำใหม่เพียงเพราะ “ถ้าเป็นพี่ พี่จะทำอีกแบบ” อีกไม่นานลูกน้องก็จะเรียนรู้สิ่งหนึ่งว่า อย่าคิดเองเลย เดี๋ยวหัวหน้าก็แก้อยู่ดี
สุดท้ายทีมก็กลับไปยืนต่อคิวหน้าห้องหัวหน้าเหมือนเดิม
หัวหน้าที่เก่งจึงไม่ใช่คนที่ทีมขาดไม่ได้เสียทุกเรื่อง เพราะถ้าคุณลาหยุดหนึ่งวันแล้วทุกอย่างหยุดตาม นั่นอาจไม่ใช่หลักฐานว่าคุณสำคัญมาก
แต่อาจเป็นสัญญาณว่า ระบบของทีมยังพึ่งคุณมากเกินไป
เป้าหมายของการเป็นหัวหน้าไม่ใช่ทำให้ตัวเองกลายเป็นคนที่ไม่มีใครแทนได้ แต่คือสร้างทีมที่ยังเดินต่อได้ แม้ในวันที่เราไม่ได้ยืนอยู่ตรงนั้น
ยิ่งพร อินทร์ศรีชื่น
ทนายความ l วิทยากรด้านการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์และภาวะผู้นำ