เวลาพูดถึงเอกสารทางวินัยของลูกจ้าง ฝ่าย HR มักให้ความสำคัญกับเอกสารที่มีผลโดยตรงต่อสถานะของลูกจ้าง เช่น หนังสือเตือน หนังสือพักงาน หรือหนังสือเลิกจ้าง เพราะเอกสารเหล่านี้เป็นสิ่งที่ลูกจ้างได้รับและมักถูกนำมาใช้เป็นหลักฐานเมื่อเกิดข้อพิพาท แต่จากประสบการณ์ทำคดีแรงงาน ดิฉันกลับเห็นว่าเอกสารอีกประเภทหนึ่งซึ่งมีประโยชน์มากในทางคดี คือ “บันทึกข้อเท็จจริง” หรือบันทึกการตรวจสอบเหตุการณ์ที่จัดทำไว้ในช่วงเวลาที่เกิดปัญหา แม้พระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 จะไม่ได้กำหนดเป็นหลักทั่วไปว่า ก่อนลงโทษทางวินัยหรือเลิกจ้าง นายจ้างจะต้องจัดทำบันทึกการสอบสวนทุกกรณีก็ตาม
จุดนี้ต้องทำความเข้าใจกันก่อนว่า การไม่มีบันทึกการสอบสวนไม่ได้ทำให้การเลิกจ้างไม่ชอบด้วยกฎหมายหรือเป็นการเลิกจ้างไม่เป็นธรรมโดยอัตโนมัติ แนวคำพิพากษาศาลฎีกาเคยวางหลักไว้ว่า หากเหตุแห่งการเลิกจ้างอยู่ที่การกระทำของลูกจ้าง สิ่งที่จะต้องพิจารณาคือการกระทำนั้นเกิดขึ้นจริงหรือไม่ และเป็นเหตุสมควรเพียงพอแก่การเลิกจ้างหรือไม่ มิใช่ถือเอาการมีหรือไม่มีการสอบสวนเป็นตัวชี้ขาดเพียงอย่างเดียว ดังเช่นคำพิพากษาศาลฎีกาที่ 871/2531 ซึ่งศาลพิจารณาว่า ความชอบหรือไม่ชอบของกระบวนการสอบสวนตามระเบียบของนายจ้างไม่ได้ทำให้ศาลไม่ต้องพิจารณาต่อไปว่าเหตุแห่งการเลิกจ้างเกิดขึ้นจริงหรือไม่ ดังนั้น หากจะกล่าวว่ากฎหมายแรงงานบังคับให้นายจ้างต้องสอบสวนหรือเปิดโอกาสให้ลูกจ้างชี้แจงก่อนเลิกจ้างทุกกรณี ย่อมเป็นการกล่าวเกินกว่าที่กฎหมายกำหนด
อย่างไรก็ตาม การที่กฎหมายไม่ได้บังคับให้ต้องมีบันทึกการสอบสวนทุกกรณี ไม่ได้หมายความว่าเอกสารประเภทนี้ไม่มีความสำคัญ ในทางคดี สิ่งที่เกิดขึ้นในวันนี้อาจถูกนำมาพิสูจน์ในศาลอีกหลายเดือนหรือหลายปีข้างหน้า ถึงเวลานั้นพยานบุคคลอาจจำรายละเอียดไม่ได้ทั้งหมด ผู้เกี่ยวข้องบางคนอาจลาออกไปแล้ว ข้อมูลบางอย่างอาจสูญหาย หรือเหตุการณ์ที่ทุกคนเคยคิดว่าจำได้ตรงกันอาจกลายเป็นคนละเรื่องเมื่อแต่ละคนขึ้นเบิกความ บันทึกข้อเท็จจริงที่จัดทำขึ้นในช่วงใกล้เคียงกับเวลาที่เกิดเหตุจึงมีประโยชน์ในการเก็บรายละเอียดว่าเกิดอะไรขึ้น บริษัททราบเรื่องเมื่อใด ใครเป็นผู้พบเหตุ มีบุคคลใดเกี่ยวข้อง และมีเอกสารหรือข้อมูลใดปรากฏอยู่ในขณะนั้น
ประโยชน์อีกประการหนึ่งของการบันทึกข้อเท็จจริงคือช่วยแยกระหว่าง “ข้อเท็จจริงที่พิสูจน์ได้” กับ “ข้อสรุปของบริษัท” ซึ่งในทางกฎหมายเป็นคนละเรื่องกัน ตัวอย่างเช่น การบันทึกว่าลูกจ้างนำสินค้าออกจากคลังเวลา 18.20 น. และไม่ปรากฏเอกสารเบิกสินค้าในระบบ เป็นการบันทึกเหตุการณ์ที่สามารถตรวจสอบจากพยานหลักฐานได้ แต่การสรุปต่อทันทีว่าลูกจ้าง “ทุจริตและมีเจตนาลักทรัพย์ของบริษัท” เป็นข้อสรุปอีกชั้นหนึ่งซึ่งต้องมีข้อเท็จจริงและพยานหลักฐานเพียงพอรองรับ การข้ามจากข้อเท็จจริงไปสู่ข้อสรุปเร็วเกินไปเป็นปัญหาที่พบได้ไม่น้อย โดยเฉพาะเมื่อข้อสรุปดังกล่าวถูกนำไปเขียนต่อในหนังสือเตือนหรือหนังสือเลิกจ้าง
เรื่องนี้ยิ่งมีความสำคัญหากนายจ้างประสงค์จะเลิกจ้างโดยไม่จ่ายค่าชดเชยตามมาตรา 119 แห่งพระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 เพราะมาตรา 119 กำหนดเหตุที่นายจ้างไม่ต้องจ่ายค่าชดเชยไว้เป็นการเฉพาะ เช่น การทุจริตต่อหน้าที่หรือกระทำความผิดอาญาโดยเจตนาแก่นายจ้าง การจงใจทำให้นายจ้างได้รับความเสียหาย การประมาทเลินเล่อเป็นเหตุให้นายจ้างได้รับความเสียหายอย่างร้ายแรง หรือการฝ่าฝืนข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงาน ระเบียบ หรือคำสั่งของนายจ้างในกรณีตามมาตรา 119 (4) การพิสูจน์ว่าลูกจ้าง “ทำงานผิด” จึงไม่ได้หมายความว่าจะพิสูจน์ได้ต่อไปโดยอัตโนมัติว่าลูกจ้าง “จงใจทำให้นายจ้างเสียหาย” เช่นเดียวกับการพิสูจน์ว่าลูกจ้างฝ่าฝืนขั้นตอนการทำงานก็ไม่ได้ทำให้การกระทำนั้นกลายเป็น “กรณีร้ายแรง” โดยตัวมันเอง
บันทึกข้อเท็จจริงที่ดีจึงไม่ควรเริ่มต้นจากความตั้งใจว่าจะหาข้อเท็จจริงมารองรับโทษที่ผู้บริหารได้ตัดสินใจไว้แล้ว แต่ควรบันทึกไปตามสิ่งที่ตรวจพบจริงว่าเหตุการณ์เกิดขึ้นอย่างไร ใครเกี่ยวข้อง มีหลักฐานอะไร บุคคลที่เกี่ยวข้องให้ข้อมูลไว้อย่างไร และมีข้อเท็จจริงส่วนใดที่ยังไม่สามารถยืนยันได้ หากลูกจ้างได้ให้คำชี้แจงไว้ก็ควรบันทึกตามที่ลูกจ้างชี้แจง ไม่ควรเปลี่ยนถ้อยคำที่เป็นเพียงการยอมรับข้อเท็จจริงให้กลายเป็นการยอมรับข้อสรุปทางกฎหมาย ตัวอย่างเช่น การที่ลูกจ้างยอมรับว่าไม่ได้ตรวจสอบเอกสารก่อนอนุมัติรายการ ไม่ได้มีความหมายโดยอัตโนมัติว่าลูกจ้างยอมรับว่าตนประมาทเลินเล่อจนทำให้นายจ้างได้รับความเสียหายอย่างร้ายแรงตามมาตรา 119 (3) เพราะผลทางกฎหมายยังต้องพิจารณาจากข้อเท็จจริงทั้งหมดอีกครั้ง
ความสำคัญของการเก็บข้อเท็จจริงยังปรากฏชัดในกรณีหนังสือเตือนตามมาตรา 119 (4) เพราะหนังสือเตือนไม่ได้มีผลตามกฎหมายเพียงเพราะเอกสารใช้ชื่อว่า “หนังสือเตือน” เท่านั้น เนื้อหาของเอกสารต้องพิจารณาประกอบด้วย แนวคำพิพากษาศาลฎีกาได้ให้ความสำคัญกับการที่หนังสือเตือนต้องทำให้ลูกจ้างทราบว่าตนกระทำผิดอย่างไรและมีลักษณะเป็นการตักเตือนไม่ให้กระทำเช่นนั้นอีก ดังนั้น หากข้อเท็จจริงก่อนออกหนังสือเตือนไม่ชัดเจน สิ่งที่ถูกเขียนลงในหนังสือเตือนก็มีโอกาสคลุมเครือหรือไม่ตรงกับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นจริง และปัญหาจะปรากฏชัดขึ้นเมื่อภายหลังนายจ้างต้องการนำหนังสือฉบับนั้นมาใช้ประกอบการเลิกจ้างเนื่องจากลูกจ้างกระทำผิดซ้ำคำเตือน
เอกสารแต่ละประเภทจึงควรถูกใช้ตามหน้าที่ของมัน บันทึกข้อเท็จจริงมีประโยชน์ในการเก็บรายละเอียดของเหตุการณ์และพยานหลักฐาน หนังสือเตือนมีผลในฐานะการตักเตือนตามเงื่อนไขของกฎหมายเมื่อเข้าองค์ประกอบ ส่วนหนังสือเลิกจ้างเป็นเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการสิ้นสุดสัญญาจ้างและมีความสำคัญอย่างยิ่งหากนายจ้างประสงค์จะอาศัยมาตรา 119 เนื่องจากมาตรา 119 วรรคท้ายกำหนดไว้โดยตรงว่า หากนายจ้างไม่ระบุข้อเท็จจริงอันเป็นเหตุที่เลิกจ้างไว้ในหนังสือบอกเลิกสัญญาจ้าง หรือไม่ได้แจ้งเหตุที่เลิกจ้างให้ลูกจ้างทราบในขณะที่เลิกจ้าง นายจ้างจะยกเหตุนั้นขึ้นอ้างในภายหลังเพื่อไม่จ่ายค่าชดเชยไม่ได้
ด้วยเหตุนี้ สิ่งที่ HR ควรให้ความสำคัญจึงไม่ใช่การทำเอกสารให้มีจำนวนมากที่สุด แต่เป็นการทำให้เอกสารแต่ละฉบับสอดคล้องกับข้อเท็จจริงและวัตถุประสงค์ของเอกสารนั้น บันทึกที่ทำขึ้นในวันที่ตรวจสอบเหตุการณ์ควรบันทึกสิ่งที่ตรวจพบในวันนั้น หากมีการจัดทำสรุปเพิ่มเติมในภายหลังก็ควรแสดงให้ตรงตามความจริงว่าเป็นเอกสารที่จัดทำเมื่อใดและอาศัยข้อมูลใด ไม่ควรจัดทำเอกสารย้อนหลังในลักษณะที่ทำให้เข้าใจว่าเอกสารนั้นเกิดขึ้นพร้อมกับเหตุการณ์ ทั้งที่ข้อเท็จจริงไม่ได้เป็นเช่นนั้น เพราะนอกจากจะไม่ช่วยคดีแล้ว ยังอาจสร้างประเด็นเรื่องความน่าเชื่อถือของพยานหลักฐานขึ้นมาอีกต่างหาก
ดังนั้น บันทึกข้อเท็จจริงหรือบันทึกการสอบสวนจึงไม่ได้มีความสำคัญเพราะกฎหมายกำหนดว่านายจ้างต้องมีเอกสารชนิดนี้ก่อนลงโทษลูกจ้างทุกครั้ง และการไม่มีเอกสารดังกล่าวก็ไม่ได้ทำให้นายจ้างแพ้คดีโดยอัตโนมัติ ความสำคัญที่แท้จริงของมันอยู่ที่การช่วยเก็บข้อเท็จจริงและพยานหลักฐานในเวลาที่เหตุการณ์ยังสด ช่วยให้บริษัทไม่สรุปข้อกล่าวหาเกินกว่าสิ่งที่พิสูจน์ได้ และช่วยให้เอกสารทางวินัยที่จะจัดทำต่อจากนั้นตั้งอยู่บนข้อเท็จจริงที่สามารถอธิบายและพิสูจน์ได้
เมื่อคดีเกิดขึ้น ศาลย่อมพิจารณาจากพยานหลักฐานที่คู่ความนำเข้าสู่สำนวน ไม่ใช่จากความมั่นใจของคนในองค์กรว่าในวันนั้นทุกคนรู้กันดีว่าเกิดอะไรขึ้น สิ่งที่วันนี้ HR อาจคิดว่า “เรื่องนี้จำได้ ไม่ต้องเขียนไว้ก็ได้” จึงอาจกลายเป็นเรื่องที่อีกหนึ่งปีข้างหน้าไม่มีใครจำรายละเอียดได้ตรงกันเลย
เอกสารหนึ่งฉบับไม่ได้ทำให้นายจ้างชนะคดี แต่การบันทึกข้อเท็จจริงอย่างถูกต้องในวันที่ยังสามารถตรวจสอบได้ อาจทำให้วันที่ต้องพิสูจน์เรื่องเดียวกันต่อศาล นายจ้างยังมีพยานหลักฐานมากกว่าคำว่า “ตอนนั้นจำได้ว่าเป็นแบบนี้”
ทนายฝ้าย – ยิ่งพร อินทร์ศรีชื่น
ทนายความและที่ปรึกษาด้านกฎหมายแรงงาน
คลินิกกฎหมายแรงงาน