การบริหารคนและองค์กรประชุมหนึ่งชั่วโมง แต่คนอยู่กับเราจริงๆ กี่นาที

จากเรื่อง Attention Span ที่เขียนไปก่อนหน้านี้ มีอีกเรื่องหนึ่งที่น่าสนใจมากสำหรับคนเป็นหัวหน้า คือ เราอาจกำลังประเมิน Attention ของคนในห้องประชุมสูงเกินความเป็นจริง

เรานัดประชุมหนึ่งชั่วโมง จึงมักคิดว่าเรามีเวลาสื่อสารกับทีมหนึ่งชั่วโมง แต่ในความเป็นจริง “เวลาประชุม” กับ “เวลาที่คนกำลังสนใจสิ่งที่เราพูด” ไม่ใช่เวลาเดียวกัน

ระหว่างหนึ่งชั่วโมงนั้น บางคนอาจเห็น LINE เด้งขึ้นมาแล้วเหลือบอ่าน บางคนเปิด Teams เพราะมีข้อความจากอีกทีม บางคนกำลังตอบอีเมล บางคนไม่ได้จับโทรศัพท์เลย แต่นั่งคิดถึงงานที่ต้องส่งตอนบ่าย และบางคนมองหน้าคนพูด พยักหน้าเป็นระยะ จนเราเข้าใจว่าเขายังอยู่กับเรา ทั้งที่ความคิดออกจากห้องประชุมไปนานแล้ว

เรื่องนี้ไม่ได้แปลว่าคนทำงานยุคนี้ไม่มีสมาธิ หรือเราต้องออกกฎว่าประชุมแล้วทุกคนต้องวางโทรศัพท์ เพราะต่อให้ไม่มีโทรศัพท์อยู่ตรงหน้า ความสนใจก็เดินทางไปที่อื่นได้อยู่ดี

คำถามที่น่าสนใจกว่าคือ ในฐานะคนจัดประชุม เราออกแบบการประชุมให้คนอยากอยู่กับเราหรือยัง

หัวหน้าบางคนใช้เวลาประชุม 60 นาทีไปกับการพูด 55 นาที แล้วเหลือ 5 นาทีสุดท้ายถามว่า “มีใครมีอะไรจะถามไหม” พอไม่มีใครถามก็สรุปว่าทุกคนเข้าใจ ทั้งที่ความเงียบในห้องประชุมอาจไม่ได้แปลว่าเข้าใจ แต่อาจแปลว่าหลุดไปตั้งแต่นาทีที่ 20 แล้วก็ได้

ดังนั้น การประชุมที่ดีไม่จำเป็นต้องแปลว่า ประชุมให้สั้นที่สุด เพราะบางเรื่องซับซ้อนและต้องใช้เวลา สิ่งสำคัญกว่าความสั้นคือ เราต้องรู้จัก ออกแบบ Attention ของคนในห้อง

ถ้ามีเรื่องสำคัญ อย่าเก็บไว้พูดนาทีที่ 48 เพียงเพราะอยากเล่าที่มาที่ไปให้ครบก่อน บอกให้คนในห้องรู้ตั้งแต่ต้นว่า วันนี้เรามาคุยเรื่องอะไร ต้องตัดสินใจอะไร และเมื่อจบการประชุมแต่ละคนควรรู้อะไรหรือทำอะไรต่อ

ถ้าต้องประชุมนาน ก็อย่าใช้รูปแบบเดียวตลอดหนึ่งชั่วโมง การฟังคนคนเดียวพูดต่อเนื่องกับการได้คิด ได้ตอบคำถาม ได้แสดงความคิดเห็น หรือได้ช่วยกันตัดสินใจ ใช้ Attention ไม่เหมือนกัน การเปลี่ยนจังหวะของการประชุมจึงช่วยดึงคนกลับเข้ามาอยู่ในบทสนทนาได้

และก่อนจบ อย่าคิดว่า “พูดไปแล้ว” เท่ากับ “ทุกคนรับรู้ตรงกันแล้ว”

ใช้เวลาอีกไม่กี่นาทีสรุปให้ชัดว่า เราตัดสินใจอะไร ใครรับผิดชอบอะไร และต้องทำเมื่อไร เพราะการประชุมที่ทุกคนรู้สึกว่าเข้าใจ แต่เดินออกจากห้องแล้วทำกันคนละอย่าง ไม่ได้ถือว่าเป็นการประชุมที่สื่อสารสำเร็จ

หัวหน้าจึงไม่ควรถามเพียงว่า

“การประชุมครั้งนี้ใช้เวลากี่นาที”

แต่อาจต้องถามเพิ่มว่า

“ในเวลาที่เราใช้ไป เราได้ Attention ของคนในห้องจริง ๆ กี่นาที”

เพราะการประชุมหนึ่งชั่วโมงไม่ได้ทำให้เราได้ Attention หนึ่งชั่วโมงโดยอัตโนมัติ

และหน้าที่ของคนจัดประชุม ไม่ใช่แค่ บริหารเวลาให้ครบ Agenda แต่ต้องบริหาร Attention ให้เรื่องสำคัญไปถึงคนในห้องด้วย

ยิ่งพร อินทร์ศรีชื่น

ทนายความ | วิทยากรด้านการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์และภาวะผู้นำ