“ด่วนมาก พี่ขอวันนี้” ถ้าประโยคนี้เกิดขึ้นเดือนละครั้ง เราเรียกว่างานด่วน แต่ถ้าเกิดขึ้นทุกวัน เราอาจต้องเริ่มถามแล้วว่า ที่ด่วนคืองาน หรือการบริหารของหัวหน้าเอง
ดิฉันเชื่อว่าคนทำงานทุกคนเข้าใจดีว่า บางช่วงธุรกิจมีเรื่องที่รอไม่ได้ ลูกค้าต้องการคำตอบ ผู้บริหารต้องการข้อมูล หรือเกิดเหตุการณ์ที่ไม่มีใครวางแผนล่วงหน้าได้ วันแบบนั้นทุกคนต้องช่วยกัน และบางครั้งต้องยอมเหนื่อยกว่าปกติ ดิฉันเองก็เคยเป็นทั้งลูกทีมที่ต้องรับงานด่วน และเป็นหัวหน้าที่ต้องเดินไปบอกลูกทีมว่า “เรื่องนี้ขอก่อนนะ”
ปัญหาจึงไม่ใช่การมีงานด่วน แต่คือเมื่อ “ความด่วน” กลายเป็นวิธีบริหารงานประจำวัน
เช้าเรื่องนี้สำคัญที่สุด บ่ายมีอีกเรื่องแทรกเข้ามาและสำคัญกว่า พรุ่งนี้มีเรื่องใหม่ที่สำคัญกว่าเมื่อวานอีก สุดท้ายลูกทีมมี Priority 1 อยู่ห้าเรื่องพร้อมกัน และไม่รู้แล้วว่าตกลงอะไรต้องมาก่อน
ในทางการบริหารคน แนวคิด Job Demands–Resources Model อธิบายไว้น่าสนใจว่า เมื่อความต้องการจากงานหรือ Job Demands สูงอย่างต่อเนื่อง ขณะที่ทรัพยากรที่ช่วยให้คนรับมือกับงานมีไม่เพียงพอ ย่อมเพิ่มความเสี่ยงต่อความเหนื่อยล้าและ Burnout ได้
แต่สิ่งที่หัวหน้าควรถามตัวเองเพิ่มคือ Job Demands บางส่วนที่ลูกทีมกำลังรับอยู่นั้น มาจากเนื้องานจริง ๆ หรือมาจากวิธีบริหารของเรา
เพราะบางครั้งงานไม่ได้ด่วนเพราะลูกค้าด่วน แต่มาด่วนเพราะเราลืม บางครั้งข้อมูลไม่ได้ต้องใช้วันนี้ แต่เราเพิ่งนึกขึ้นได้วันนี้ และบางครั้งหัวหน้าเองยังจัดลำดับไม่ได้ จึงแก้ปัญหาด้วยการบอกลูกทีมว่า “เอาทุกอย่างก่อน”
ตอนเป็นลูกน้อง เรามักเห็นเพียงว่างานใหม่ถูกโยนเข้ามา แต่เมื่อเป็นหัวหน้า ดิฉันจึงเข้าใจว่า ทุกครั้งที่เราเพิ่ม Priority ใหม่ เราควรกล้าตัดสินใจด้วยว่า Priority เดิมอะไรจะถูกเลื่อนออกไป
ถ้าลูกทีมมีเวลาทำงานแปดชั่วโมง การเพิ่มงานสองชั่วโมงเข้าไปไม่ได้ทำให้หนึ่งวันกลายเป็นสิบชั่วโมงโดยอัตโนมัติ สิ่งที่หัวหน้าต้องทำจึงไม่ใช่เพียงถามว่า “งานใหม่เสร็จเมื่อไร” แต่ต้องช่วยตอบด้วยว่า “ถ้างานนี้ต้องมาก่อน งานไหนรอได้”
นี่อาจเป็นความแตกต่างเล็ก ๆ ระหว่างหัวหน้าที่ ส่งต่อความกดดัน กับหัวหน้าที่ บริหารความกดดัน
งานด่วนเกิดขึ้นได้เสมอ แต่ถ้าทีมต้องวิ่งดับไฟทุกวัน ก่อนจะถามว่าทำไมลูกทีมบริหารเวลาไม่ดี ลองหันกลับมาดูสักนิดว่า
ไฟที่เขากำลังวิ่งดับอยู่นั้น ใครเป็นคนจุด