มีงานศึกษาของ Gloria Mark และคณะเกี่ยวกับพฤติกรรมการใช้ Attention ในการทำงานกับหน้าจอ ซึ่งพบว่า คนทำงานใช้เวลาอยู่กับหน้าจอหนึ่งโดยเฉลี่ยประมาณ 47 วินาที ก่อนจะเปลี่ยนความสนใจไปยังอีกหน้าจอหนึ่ง ตัวเลขนี้ไม่ได้หมายความว่า มนุษย์มีสมาธิได้เพียง 47 วินาที แต่สิ่งที่น่าสนใจคือ มันทำให้เราเห็นว่าในโลกการทำงานปัจจุบัน ความสนใจของคนถูกสลับไปมาบ่อยแค่ไหน
ลองนึกถึงวันทำงานธรรมดาของลูกน้องคนหนึ่ง เก้าโมงเช้าเปิดคอมพิวเตอร์ ตั้งใจว่าจะทำรายงานที่ต้องส่งวันนี้ ทำไปได้สักพัก LINE เด้ง หัวหน้าถามข้อมูลจึงหยุดตอบ กลับมาทำรายงานต่อได้ไม่นาน อีเมลเข้า มีเรื่องให้ตรวจสอบ ระหว่างกำลังอ่านอีเมล เพื่อนร่วมงานเดินมาถามอีกเรื่อง พอตอบเสร็จกำลังจะกลับมาทำงานเดิม ก็ถึงเวลาประชุม
หนึ่งชั่วโมงผ่านไป กลับมานั่งหน้ารายงานอีกครั้ง ปัญหาคือ การกลับมาที่งานเดิมไม่ได้ง่ายเหมือนกดปุ่ม Pause แล้วกด Play ต่อจากจุดเดิมเสมอไป โดยเฉพาะงานที่ต้องคิด วิเคราะห์ เขียน หรือเชื่อมโยงข้อมูลหลายอย่าง บางครั้งต้องใช้เวลาเพื่อนึกก่อนว่า เมื่อกี้ทำถึงไหน กำลังคิดอะไร และกำลังจะทำอะไรต่อ
แล้วพอห้าโมงเย็น หัวหน้าเดินมาถามว่า “รายงานแค่นี้ ทำไมใช้เวลาทั้งวัน”
คำถามนี้ฟังดูเหมือนเป็นเรื่อง Time Management ของลูกน้อง แต่บางครั้งก่อนจะสรุปแบบนั้น คนเป็นหัวหน้าอาจต้องย้อนกลับมาดูวิธีทำงานของทีมด้วย เพราะการให้เวลาลูกน้องทำงานแปดชั่วโมง ไม่ได้แปลว่าเขามีเวลาแปดชั่วโมงสำหรับทำงานนั้นจริง ๆ
ถ้าตลอดวันทุกข้อความต้องตอบทันที ทุกเรื่องถูกเรียกว่า “ด่วน” ใครต้องการข้อมูลก็ทักหาได้ตลอด มีประชุมแทรกเป็นช่วง ๆ และหัวหน้าสามารถโยนงานใหม่เข้ามาได้ทุกเวลา ตารางงานอาจดูเหมือนมีช่องว่าง แต่ Attention ของคนทำงานอาจไม่เคยมีพื้นที่ว่างเลย
ตรงนี้ทำให้ฉันคิดว่า เราอาจพูดเรื่อง Time Management กันเยอะ แต่พูดเรื่อง Attention Management กันน้อยเกินไป แน่นอนว่าคนทำงานต้องมีความรับผิดชอบ ต้องรู้จักจัดลำดับความสำคัญ และต้องบริหารเวลาของตัวเองให้เป็น แต่ในอีกด้านหนึ่ง หัวหน้าเองก็ควรช่วยสร้างสภาพแวดล้อมที่ทำให้คนสามารถจดจ่อกับงานสำคัญได้เช่นกัน
ไม่ได้หมายความว่าห้ามทัก ห้ามโทร หรือห้ามประชุม เพราะการทำงานเป็นทีมย่อมต้องประสานงานกัน แต่เราอาจเริ่มจากเรื่องง่าย ๆ เช่น เรื่องนี้ต้องการคำตอบเดี๋ยวนี้จริงหรือไม่ เรื่องที่กำลังจะถามสามารถรวบรวมแล้วถามครั้งเดียวได้หรือไม่ ทุกคนจำเป็นต้องเข้าประชุมนี้หรือไม่ หรือมีงานบางประเภทไหมที่เราควรปล่อยให้เจ้าของงานมีเวลาทำต่อเนื่องโดยไม่ถูกดึงออกมาทุกสิบห้านาที
เพราะคนที่ถูกขัดจังหวะตลอดทั้งวัน อาจไม่ได้เป็นคนสมาธิสั้น เขาอาจเพียงทำงานอยู่ในระบบที่ไม่เคยเปิดโอกาสให้มีสมาธิได้นานพอ
ก่อนจะบอกลูกน้องว่า “ต้องบริหารเวลาให้ดีกว่านี้” คนเป็นหัวหน้าอาจต้องถามตัวเองด้วยว่า เราให้เวลาเขาทำงานจริง ๆ หรือเราให้เพียงชั่วโมงทำงานที่เต็มไปด้วยการขัดจังหวะ
บางครั้งปัญหาจึงไม่ได้อยู่ที่ Time Management ของคนทำงานเพียงอย่างเดียว แต่อยู่ที่ Attention Management ของคนทั้งทีม
ยิ่งพร อินทร์ศรีชื่น
ทนายความ | วิทยากรด้านการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์และภาวะผู้นำ