เวลาได้รับเวลานำเสนองาน 20 นาที สิ่งที่หลายคนทำเป็นอย่างแรกคือคิดว่า “20 นาทีนี้จะพูดอะไรให้ครบได้บ้าง” จากนั้นก็เริ่มใส่ข้อมูล ตัวเลข ที่มา เหตุผล รายละเอียด และตัวอย่างลงไปให้มากที่สุด เพราะกลัวว่าถ้าพูดไม่ครบ คนฟังจะไม่เข้าใจ
แต่ถ้าลองเปลี่ยนมุมคิดจากคนพูดมาเป็นคนฟัง คำถามอาจไม่ใช่ว่า เราพูดครบหรือยัง แต่อยู่ที่ว่า เมื่อผ่านไป 20 นาที คนฟังรับอะไรกลับไปได้บ้าง
เรื่องนี้เชื่อมโยงกับประเด็น Attention ที่เขียนมาตลอดหลายตอน มีงานศึกษาของ Gloria Mark และคณะ เกี่ยวกับพฤติกรรมการใช้ Attention บนหน้าจอ ซึ่งพบว่า คนทำงานใช้เวลาอยู่กับหน้าจอหนึ่งโดยเฉลี่ยประมาณ 47 วินาที ก่อนจะเปลี่ยนความสนใจไปยังอีกหน้าจอหนึ่ง ตัวเลขนี้ไม่ได้หมายความว่าคนเรามีสมาธิได้เพียง 47 วินาที แต่ทำให้เห็นว่าในสภาพแวดล้อมการทำงานปัจจุบัน ความสนใจของคนถูกสลับไปมาบ่อยมาก
ดังนั้น การที่ใครสักคนนั่งอยู่ในห้องประชุมกับเรา 20 นาที ไม่ได้หมายความว่าเราจะได้ Attention ของเขาครบทั้ง 20 นาที เขาอาจฟังเราอยู่ช่วงหนึ่ง แล้วนึกถึงงานที่ยังไม่ได้ส่ง เห็น Notification ขึ้นบนหน้าจอ หรือหลุดไปคิดเรื่องอื่น ก่อนจะกลับมาฟังเราอีกครั้ง
ถ้าเป็นแบบนั้น การพยายามใส่ข้อมูลให้มากที่สุดจึงอาจไม่ได้ทำให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพขึ้น ตรงกันข้าม ยิ่งทุกอย่างถูกนำเสนอด้วยน้ำหนักเท่ากัน คนฟังยิ่งต้องเป็นฝ่ายตัดสินใจเองว่า อะไรสำคัญ อะไรควรจำ และอะไรเป็นเพียงรายละเอียดประกอบ
นี่เป็นเรื่องที่หัวหน้า วิทยากร HR หรือคนที่ต้อง Present งานควรระวังมาก เพราะคนพูดมักมี ความได้เปรียบจากการรู้เรื่องนั้นอยู่แล้ว เรารู้ว่าข้อมูลหน้า 3 เชื่อมกับหน้า 12 อย่างไร รู้ว่าตัวเลขไหนสำคัญ และรู้ว่าทำไมรายละเอียดบางอย่างจึงต้องพูด แต่คนฟังเพิ่งเห็นเรื่องทั้งหมดพร้อมกับที่เรากำลังเล่า เขาไม่ได้มีแผนที่เดียวกับเราอยู่ในหัว
เพราะฉะนั้น ก่อนเตรียม Presentation หรือก่อนเข้าประชุม อาจลองเปลี่ยนคำถามจาก “ฉันต้องพูดอะไรบ้าง” มาเป็นอีกคำถามหนึ่งว่า
“ถ้าคนฟังจำสิ่งที่ฉันพูดวันนี้ได้เพียง 3 เรื่อง ฉันอยากให้เป็นเรื่องอะไร”
คำถามนี้ช่วยให้เราเห็นลำดับความสำคัญของสิ่งที่จะสื่อสารได้ชัดขึ้น เมื่อรู้แล้วว่าสามเรื่องที่อยากให้คนฟังจำคืออะไร ข้อมูลและรายละเอียดที่เหลือก็มีหน้าที่ช่วยสนับสนุนเรื่องเหล่านั้น ตัวอย่างไหนช่วยให้เข้าใจมากขึ้นก็ใช้ ข้อมูลไหนจำเป็นต่อการตัดสินใจก็ใส่ ส่วนรายละเอียดบางอย่างที่มีอยู่มากมาย อาจไม่จำเป็นต้องนำไปเล่าทั้งหมดเพียงเพราะกลัวว่า “พูดไม่ครบ”
การเลือกพูดให้น้อยลงจึงไม่ได้แปลว่าเรารู้น้อยหรือเตรียมตัวมาน้อย ตรงกันข้าม คนที่เข้าใจเรื่องหนึ่งดีมักจะรู้ว่า อะไรคือแก่นที่ควรเก็บไว้ และอะไรคือรายละเอียดที่สามารถวางลงได้
เพราะการสื่อสารไม่ได้สำเร็จในวันที่ เราพูดทุกอย่างครบ แต่สำเร็จในวันที่ สิ่งสำคัญที่เราอยากให้คนจำ กลายเป็นสิ่งที่เขาจำได้จริง ๆ
ยิ่งพร อินทร์ศรีชื่น
ทนายความ | วิทยากรด้านการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์และภาวะผู้นำ