การบริหารคนและองค์กรลูกทีมไม่ได้หมดไฟเพราะงานหนักเสมอไป

เวลาลูกทีมบอกว่า “ไม่ไหวแล้วพี่” เรามักคิดว่างานเยอะเกินไป แต่จากประสบการณ์ของดิฉัน บางครั้งสิ่งที่ทำให้คนเหนื่อยที่สุด ไม่ใช่จำนวนงาน แต่คือทำเท่าไรก็ไม่ไปไหน

คนทำงานจำนวนมากรับงานหนักได้ โดยเฉพาะในช่วงที่รู้ว่าเรากำลังวิ่งไปหาอะไร ดิฉันเองก็ผ่านช่วงที่งานเยอะ กลับบ้านดึก หรือมีเป้าหมายที่ต้องกัดฟันไปให้ถึงมาไม่น้อย แต่ความเหนื่อยจากการทำงานหนักเพื่อให้บางอย่างสำเร็จ กับความเหนื่อยจากการทำเรื่องเดิมซ้ำ ๆ เพราะระบบไม่ขยับ เป็นความเหนื่อยคนละแบบ

ลองนึกถึงลูกทีมที่ทำงานเสร็จตั้งแต่วันจันทร์ แต่ต้องรออนุมัติถึงวันศุกร์ พอได้รับอนุมัติ ลูกค้าตามแล้ว งานจึงกลายเป็นงานด่วน เขาต้องรีบแก้ รีบส่ง และสุดท้ายถูกถามกลับว่า “ทำไมบริหารเวลาไม่ดี”

ถ้าเป็นแบบนี้บ่อย ๆ ปัญหาอาจไม่ได้อยู่ที่คนทำงาน แต่อยู่ที่ คอขวด หรือ Bottleneck ของกระบวนการ

แนวคิดเรื่อง Bottleneck เป็นหลักการบริหารที่เข้าใจง่ายมาก โดยเฉพาะในTheory of Constraints ของ Eliyahu Goldratt ที่ชวนให้เรามองว่า ในระบบหนึ่ง ๆ มักมีข้อจำกัดบางจุดที่เป็นตัวกำหนดความสามารถของระบบโดยรวม ต่อให้ส่วนอื่นทำงานเร็วขึ้น แต่ถ้าจุดคอขวดยังตัน ผลลัพธ์สุดท้ายก็ไม่ได้เร็วขึ้นตาม

เรื่องนี้ใช้กับการบริหารทีมได้เหมือนกัน

ก่อนบอกให้ลูกทีม “เร่งอีกหน่อย” หัวหน้าจึงควรดูให้ครบว่า งานติดอยู่ตรงไหน ต้องรอใคร มีขั้นตอนอะไรที่ไม่จำเป็นหรือไม่ หรือที่น่าคิดกว่านั้นคือ หัวหน้าเองกำลังเป็นคอขวดของทีมหรือเปล่า

เอกสารทุกฉบับต้องรอเรา เรื่องเล็กทุกเรื่องต้องถามเรา ลูกทีมไม่มีอำนาจตัดสินใจอะไรเอง แต่พองานช้า เรากลับถามว่าทำไมทีมทำงานไม่เร็ว

ในฐานะหัวหน้า เรามีหน้าที่มองไปถึง Bottom Line ว่าสุดท้ายสิ่งที่องค์กรต้องการคืออะไร ไม่ใช่เพียงทำให้ทุกคนดูยุ่งตลอดเวลา เพราะ Busy ไม่ได้แปลว่า Productive และงานที่ผ่านมือคนสิบขั้นตอนก็ไม่ได้มีคุณค่ามากกว่างานที่ผ่านสามขั้นตอนเพียงเพราะมีคนเกี่ยวข้องมากกว่า

ดังนั้น ก่อนแก้ปัญหาคนหมดไฟด้วยกิจกรรมสร้างแรงบันดาลใจ หรือบอกให้ลูกทีมพักผ่อนให้มากขึ้น ลองกลับมาดูกระบวนการทำงานก่อน

บางทีคนของเราไม่ได้ต้องการแรงบันดาลใจเพิ่ม

เขาอาจแค่ต้องการให้หัวหน้าช่วยเอาสิ่งที่ขวางงานของเขาออกไปเสียที